法律の定めにより、社会福祉法人が備え置き、あるいは保存しておかなければならない資料についてまとめました。
指導監査時におけるチェックリストにもあると思われますので、不備がないよう、しっかり印刷してつづっておきたいものです。
目次
備え置き書類
社会福祉法人の事務所において、閲覧・公表を前提として備え置かねばならない書類とその期間についてまとめました。
主たる事務所に 5年間 ＋ 従たる事務所に 3年間
- 事業報告
- 事業報告の付属明細書
- 貸借対照表（BS）
- 収支計算書（資金収支計算書（CF）と事業活動計算書（PL））
- 貸借対照表及び収支計算書の附属明細書
- 財産目録
- 監査報告
- 理事・監事・評議員の名簿
- 理事・監事・評議員の報酬等の支給基準を記載した書類
- 事業の概要等を記載した書類
主たる事務所に 10年間 ＋ 従たる事務所に 5年間
- 評議員会の議事録
- 評議員会で「決議の省略」を行った際に「同意の意思表示」をした書面or電磁的記録
- 理事会の議事録
- 理事会で「決議の省略」を行った際に「同意の意思表示」をした書面or電磁的記録
主たる事務所（と従たる事務所）に 当該会計年度が終わるまで
- 事業計画書
- 収支予算書
主たる事務所（と従たる事務所）
- 定款
保存書類
閲覧できるようにする必要はありませんが、後日紛争などが起こった場合に重要な資料となるため、保存しておかなければならない書類です。
閉鎖時から10年保存
- 会計帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、等）
- 貸借対照表（BS）
- 収支計算書（資金収支計算書（CF）と事業活動計算書（PL））
- 貸借対照表及び収支計算書の附属明細書
- 財産目録
毎会計年度の最初の日（4月1日）から10年保存
- 社会福祉充実残額の計算過程に関する書類
例えばH28年度決算に基づいた計算に関する書類は、H29年4月1日から10年間ですので、H39年4月1日まで保存することになります。
計画実施期間満了の日から10年保存
- 社会福祉充実計画を策定する場合における、社会福祉充実残額の計算過程に関する書類
例えばH28年度決算に基づいた社会福祉充実計画をH29～H33.3.31で実施する場合は、H33年3月31日から10年間ですので、H43年3月31日まで保存することになります。