【労務】マイナンバー運用チェック

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マイナンバー運用の準備

 マイナンバー、なにから始めればいいかわからない。
 そうなったときのために、とりあえず手をつけておくべきことをまとめました。

マイナンバー総責任者を決める

 会社におけるマイナンバーの最高責任者を決めます。
 社長あるいは個人事業主(代表者)になります。

マイナンバー事務担当者を決める

 マイナンバー事務をメインで行う人を決めます。
 総務や経理担当者が適任です。

マイナンバー基本方針の作成

 マイナンバー管理についての会社の方針を作成・従業員に公表します。

特定個人情報取扱規定の作成

従業員への周知

 社内におけるマイナンバーへの理解を深めます。
 朝礼や回覧にて、従業員にマイナンバーを収集することを周知します。
 給与明細に文書を入れるのも一つの手です。

マイナンバー提供を拒否する職員がいたら?

 「マイナンバーを会社に教えたくない」という職員がいる場合、まず制度について説明し、提供への理解をしてもらうよう努めます。
 それでもマイナンバーを頂けないときは、拒否のやりとりを記録し、さらに書面にて意思表示を明確に残しておいてもらいます。

マイナンバー収集

マイナンバー収集時期の決定

 マイナンバーをいつまでに集めるのかを決定します。
 年内、来年1月中旬まで、など、年末調整に間に合うような時期にします。

マイナンバー提出方法の決定

 従業員には、マイナンバー事務の担当者に直接渡してもらうようにします。

マイナンバー収集対象者の確認

 マイナンバーを集める対象者を確認します。
 対象者に対して、提出をお願いするのを忘れないようにします。

  • 給与を支払う者全員(役員、職員、非常勤等)
  • 報酬の支払先(弁護士、司法書士等)
  • 地代家賃の支払い先(個人事業主のみ)
  • 株主(出資配当している場合のみ、配当先の個人)

マイナンバー保管場所の決定

 会社の中のカギがかけられる場所を「管理区域」とし、そこに保管するようにします。
 カギの管理者も明確に決めます。

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